Als we kijken naar de manier waarop we tegenwoordig thuiswerken, zien we vaak hetzelfde patroon terugkomen. Je start je dag vol goede moed, maar binnen de kortste keren heb je tien verschillende tabbladen openstaan. Je switcht van je e-mail naar Slack, van je projectmanagement tool naar een spreadsheet en tussendoor probeer je ook nog die ene meeting in te plannen. Dit constante schakelen, ook wel ‘context switching’ genoemd, is funest voor je productiviteit en je mentale energie.
Bij ThuiswerkAdvies.nl geloven we dat een goede thuiswerkplek verder gaat dan alleen een goede bureaustoel. Het gaat ook over je digitale omgeving. Wanneer je projectmanagement doet via een tool als monday.com, heb je al een krachtige basis. Maar het wordt pas echt interessant als je deze tool laat praten met de rest van je software. Door slimme automatiseringen (bijvoorbeeld via Zapier) in te zetten, creëer je rust in je hoofd en ruimte in je agenda. Wij leggen je uit hoe je de informatiestroom automatiseert zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is.
Waarom handmatig werk je focus breekt
Het lijkt soms onschuldig: even een regel overtypen van een formulier naar je takenlijst, of handmatig een lead toevoegen aan je CRM. Maar elke keer dat je dit doet, onderbreek je je ‘flow’. Voor thuiswerkers is dit extra verraderlijk, omdat de grens tussen werk en privé toch al vaag is. Hoe meer administratieve rompslomp je kunt automatiseren, hoe eerder je werkdag er écht op zit.
De kracht van een WorkOS zoals monday.com zit in de flexibiliteit. Maar als je het als een eilandje gebruikt, mis je de boot. Door koppelingen te maken, zorg je ervoor dat monday.com het centrale zenuwstelsel van je thuiskantoor wordt. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten aanzienlijk. Geen vergeten e-mails of typefouten in spreadsheets meer.
Aanbevolen producten
Automatisch formulieren verwerken in je borden
Een van de meest tijdrovende klussen is het verwerken van data die via formulieren binnenkomt. Of het nu gaat om feedback van klanten, bug reports of inschrijvingen voor een webinar; je wilt deze data direct actiegericht maken. Hoewel monday.com zelf WorkForms heeft, gebruiken veel teams externe tools zoals Google Forms, Typeform of Gravity Forms.
In plaats van deze antwoorden handmatig te kopiëren, kun je een workflow instellen die elk nieuw ingevuld formulier direct omzet in een nieuw item op je monday-bord. Dit betekent dat zodra iemand op 'verzenden' klikt, de taak al voor je klaarstaat, inclusief alle benodigde details. Dit is perfect voor het verzamelen van leads of het stroomlijnen van interne aanvragen zonder dat je mailbox overstroomt.
Zorg dat leads en contacten nooit verloren gaan
Gebruik je monday.com ook als CRM? Dan is snelheid en accuraatheid cruciaal. Leads kunnen uit allerlei hoeken komen: via Facebook Lead Ads, een afspraak in Calendly of gewoon via e-mail. Het handmatig invoeren van deze gegevens is niet alleen saai, het is vragen om problemen. Een vergeten lead is immers gemiste omzet.
Wij adviseren om deze stromen volledig te automatiseren. Stel je voor: een potentiële klant plant een afspraak via Calendly. Op de achtergrond maakt een automatisering direct een nieuw item aan in je CRM-bord, wijst het toe aan de juiste persoon én stuurt de contactgegevens door naar je e-mailmarketingsoftware zoals Mailchimp of ActiveCampaign. Zo bouw je aan slimme routines voor thuiswerken die voor jou werken, in plaats van andersom.
Houd je team op de hoogte zonder meetings
Thuiswerken betekent vaak dat je elkaar niet even snel op de schouder kunt tikken. De valkuil is dan dat we elkaar overspoelen met meetings of eindeloze chatberichten om maar 'in touch' te blijven. Dit kan efficiënter. Transparantie is essentieel, maar het mag geen dagtaak worden om iedereen te updaten.
Voorkom vergadervermoeidheid. Slimme notificaties automatiseren teamupdates, zodat jouw focus intact blijft.
— Jordy de Wolde
Door notificaties te automatiseren, houd je iedereen in de loop zonder dat je er zelf aan hoeft te denken. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat er automatisch een bericht in een specifiek Slack-kanaal wordt geplaatst zodra de status van een project in monday.com verandert naar 'Voltooid'. Of stuur automatisch een e-mail via Gmail naar een klant wanneer hun aanvraag in behandeling is genomen. Zo communiceer je proactief, zonder dat het je tijd kost.
Koppel je spreadsheets voor real-time inzicht
Ondanks alle moderne tools blijven spreadsheets (zoals Google Sheets of Excel) hardnekkig aanwezig in veel organisaties. Misschien gebruikt de financiële afdeling ze voor rapportages, of vind je het zelf fijn om ruwe data te analyseren in een tabel. Het probleem ontstaat wanneer je gegevens op twee plekken moet bijhouden. Dit 'dubbele boeken' is frustrerend en foutgevoelig.
Gelukkig is de integratie tussen monday.com en Google Sheets een van de krachtigste koppelingen die je kunt maken. Je kunt instellen dat elke nieuwe rij in een Google Sheet automatisch een taak wordt in monday.com. Andersom kan ook: zodra je een taak afrondt in monday, wordt deze weggeschreven naar een archief-spreadsheet. Minder klikken en minder typewerk betekent overigens ook minder fysieke belasting, wat weer bijdraagt aan een betere ergonomische werkplek inrichten.
Geavanceerde opties: Webhooks en AI
Soms gebruik je een specifieke app die (nog) geen standaard integratie heeft. Moet je dan toch weer handmatig aan de slag? Nee. In dat geval bieden 'Webhooks' uitkomst. Dit klinkt heel technisch, maar in feite is het een manier om een seintje te geven van de ene app naar de andere. Als er iets gebeurt in app A (bijvoorbeeld een bestelling in een specialistisch shopsysteem), stuurt deze een 'pakketje data' naar monday.com om een actie te starten.
Daarnaast zien we een enorme opkomst van AI in deze workflows. Denk aan het koppelen van ChatGPT of Claude aan je monday-bord via Zapier. Je kunt AI bijvoorbeeld binnenkomende klantvragen laten samenvatten en direct een concept-antwoord laten klaarzetten in de taakomschrijving. Hoewel sommige tools gratis zijn, is het goed om na te denken over het budget. Vergelijk bijvoorbeeld de kosten van automatiseringstools zoals n8n met die van Zapier om te zien wat het beste bij jouw situatie past.
Begin klein en bouw uit
Het automatiseren van je workflow kan overweldigend lijken. Ons advies: begin met de taak waar je de meeste hekel aan hebt. Is dat het overtypen van e-mailadressen? Automatiseer dat eerst. Is dat het updaten van je team op Slack? Pak dat als tweede aan. Je zult merken dat elke kleine automatisering je een stukje mentale rust teruggeeft.
Door monday.com te verbinden met de tools die je al gebruikt, verander je jouw digitale werkomgeving van een verzameling losse apps in een geoliede machine. Zo houd jij aan het einde van de dag meer energie over voor de leuke dingen in het leven.
