Soms gaat een ogenschijnlijk saai stuk kantoorapparatuur plotseling viraal. Dat gebeurde onlangs met de assistent van een bekende Amerikaanse politicus, die in de wandelgangen de bijnaam de menselijke printer kreeg. Haar taak? Constant naast haar baas meelopen met een draagbare printer om razendsnel nieuwsartikelen, opmerkingen op sociale media en documenten fysiek te overhandigen. Voor ons als experts in thuiswerken en mobiel werken was niet de politiek, maar de hardware het meest fascinerende deel van dit verhaal.
Op beelden uit een recente documentaire is haar exacte opstelling te zien. Het blijkt te gaan om een Epson WorkForce WF-110 mobiele printer, aangesloten op een gigantisch MARBERO draagbaar laadstation, omringd door een wirwar aan kabels en een losse powerbank voor haar telefoon. Hoewel het bewijst dat je letterlijk overal een kantoor kunt opbouwen, is de uitvoering een absolute nachtmerrie voor je rug, je productiviteit en je professionele uitstraling.
Wij doken in de wereld van mobiele printoplossingen om te kijken wat we kunnen leren van deze virale setup. Werk jij regelmatig bij klanten, op flexplekken of in de horeca en moet je af en toe een contract of factuur fysiek overhandigen? Dan vertellen wij je precies hoe je dit slim, licht en efficiënt aanpakt.
Een draagbare kantoorramp in een sporttas
Laten we eerst kijken waarom de virale opstelling van deze assistent zo onhandig is. De Epson WorkForce WF-110 is op zichzelf een prima apparaat, maar weegt ruim twee kilo. Om zeker te zijn van voldoende stroom, sleept ze een zwaar extern laadstation van nog eens ruim een kilo mee. Tel daar reserve-inkt, een stapel printpapier, een laptop en een kluwen aan laadkabels bij op, en je draagt al snel het gewicht van een volle boodschappentas met je mee.
Voor hybride werkers is mobiliteit het allerbelangrijkste. Elke extra kilo in je rugzak of schoudertas zorgt aan het einde van een lange werkdag voor nek- en schouderklachten. Wij adviseren altijd om je mobiele werkplek zo minimalistisch mogelijk te houden. Net zoals je kiest voor een lichte 14 inch laptop om je schouders te ontlasten, moet je printoplossing naadloos en zonder zware adapters in je tas passen.
Aanbevolen producten
Wat een mobiele professional echt nodig heeft
Als je onderweg documenten moet afdrukken, is de kans groot dat de tijd dringt. Je zit tegenover een klant die een handtekening moet zetten onder een geheimhoudingsverklaring, of je bent een makelaar die direct een koopovereenkomst wil overhandigen. Op zo'n moment wil je niet eerst drie minuten besteden aan het opstarten van een laptop, het inpluggen van kabels en het wachten op een trage afdruk.
Een goede mobiele printer biedt jou drie concrete voordelen. Ten eerste moet het apparaat direct draadloos kunnen communiceren met je smartphone via Bluetooth of Apple AirPrint. Ten tweede moet het apparaat een interne accu hebben die de hele dag meegaat, of op zijn minst een kleine, opklikbare batterij die nauwelijks extra gewicht toevoegt. Tot slot is snelheid cruciaal. Je wilt niet ongemakkelijk naar elkaar zitten staren terwijl de printer tergend langzaam een document uitspuugt.
Inkjet of thermisch printen voor onderweg
De grootste fout die veel professionals maken bij de aanschaf van een mobiele printer, is automatisch kiezen voor de vertrouwde inktjettechnologie. Hoewel dit handig is voor full-color presentaties, is het voor de reizende professional zelden de beste keuze.
Waarom mobiele inktjetprinters vaak teleurstellen
Inktjetprinters werken met vloeibare inkt en bewegende printkoppen. Dit maakt het apparaat per definitie kwetsbaar voor schokken en stoten in je tas. Daarnaast is de afdruksnelheid vaak teleurstellend. Een printer zoals de eerder genoemde Epson haalt in zwart-wit nog geen zeven pagina's per minuut, en in kleur zakt dit naar een trage drieënhalve pagina per minuut. Bovendien loop je het risico dat inktcartridges uitdrogen als je de printer een paar weken niet gebruikt, of erger nog, gaan lekken door temperatuurverschillen in de achterbak van je auto.
De voorsprong van een thermische printer
Voor de ultieme mobiele ervaring raden wij aan om de overstap te maken naar een thermische printer, zoals de populaire Brother PJ-serie. Deze apparaten gebruiken geen druppel inkt. In plaats daarvan gebruiken ze warmte om tekst op speciaal thermisch papier te branden.
Wat levert dit jou op? Een apparaat dat letterlijk de grootte heeft van een rol aluminiumfolie en met gemak in het zijvak van je aktetas past. Omdat er geen inktcartridges of complexe bewegende printkoppen in zitten, wegen ze een fractie van een inktjetprinter en zijn ze razendsnel. Met afdruksnelheden die oplopen tot dertien pagina's per minuut ben je twee keer zo snel klaar bij je klant. Geen vlekken, geen lege inktpatronen op het moment suprême en geen onnodig gewicht.
Mobiel printen: het moet je workflow vrijheid geven, niet verzwaren. Kies slim, werk licht en efficiënt.
— Jesse Scherpen
Zo bouw je een lichte en draadloze printopstelling
Om te voorkomen dat je verandert in een pakezel, is het belangrijk om je workflow te stroomlijnen. Als je kijkt naar de beelden van de virale politiek assistent, zie je dat zij een MacBook, een kabel naar haar printer en een aparte stroomkabel gebruikt. Dit is volledig overbodig in het huidige digitale tijdperk.
Druk direct af vanaf je telefoon. Zorg dat al je benodigde bestanden in een beveiligde cloudomgeving staan. Met een druk op de knop stuur je vanaf je smartphone een PDF via Bluetooth direct naar je printer. De laptop kan in je tas blijven zitten. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je geen wirwar aan kabels over de vergadertafel hoeft uit te spreiden. Net zoals je op je vaste bureau thuis zorgt dat je kabels netjes wegwerkt voor meer focus, wil je op locatie een opgeruimde en professionele indruk maken.
Kies voor slim energiebeheer. Laat de zware powerbanks thuis. Als je een thermische printer met een ingebouwde accu kiest, kun je op één lading honderden pagina's afdrukken. Mocht je onverhoopt toch stroom tekort komen, dan laad je deze apparaten tegenwoordig eenvoudig op via de USB-C lader die je toch al bij je hebt voor je telefoon of laptop. Eén lader voor al je apparatuur scheelt aanzienlijk in gewicht en frustratie.
Printen zonder rugpijn en kabelstress
De realiteit is dat fysiek papier in veel sectoren nog steeds noodzakelijk is. Denk aan het tekenen van contracten, het afgeven van offertes op locatie of het overhandigen van draaiboeken tijdens evenementen. Maar de manier waarop je die documenten produceert, mag nooit ten koste gaan van jouw eigen comfort of professionele uitstraling.
De virale beelden van de menselijke printer laten precies zien hoe het niet moet: redundante apparatuur, te veel gewicht en onnodige kabels. Door te kiezen voor een moderne, thermische draagbare printer en het optimaliseren van je draadloze workflow, werk je sneller en houd je energie over aan het einde van de dag.
En bedenk goed: ben je slechts een paar dagen per maand op de weg en werk je voornamelijk vanuit je eigen thuiskantoor? Investeer dan je budget liever in een snelle en efficiënte tankprinter voor je thuiskantoor. Print je documenten vooraf, stop ze netjes in een map en geniet van een laptoptas die licht en overzichtelijk blijft.
